Verso l’ufficio mobile / 2: Google Calendar
Coi tempi che corrono (eheh) il punto di partenza per un ufficio mobile non può che essere un gruppo di solide applicazioni online. Google offre gratuitamente gli strumenti di base per gestire il proprio lavoro - posta e agenda - e come tutti sanno si tratta di software di ottimo livello.
Google Calendar, in particolare, permette di gestire più calendari contemporaneamente, di condividerli tra utenti, di realizzare a costo zero tutte quelle funzioni di collaborazione che solitamente richiedono l’uso di suite per ufficio o costosi programmi espressamente dedicati.
Vediamo quindi come far interagire in modo proficuo Google Calendar con il resto del mondo.
Innanzitutto l’agenda Google può esportare i propri calendari in formato iCal; praticamente tutte le principali agende per Windows o Mac sono quindi in grado di leggere (leggere, eh… non scrivere: leggere) il contenuto di un calendario - sempre che il suo proprietario accetti di renderlo in qualche modo “pubblico”. Non si tratta ovviamente di una modalità di lavoro troppo agevole: in Outlook ad esempio si possono vedere i calendari affiancati, ma non sono disponibili i reminder, né è possibile modificare i dettagli di ciascun impegno, se non duplicandolo a mano nell’agenda principale. Microsoft stessa parla dell’interazione tra Outlook e Google Calendar, nell’articolo che si trova a questa pagina.
Da qualche tempo, il modo migliore di far comunicare tra loro Google Calendar e Outlook l’ha però trovato… Google stessa! In una pagina di supporto si parla infatti di un magico tool, il Google Calendar Sync, un programmino per Windows (made in Google) espressamente pensato per gli utenti di Outlook. Google Calendar Sync si occupa di sincronizzare - secondo la modalità che preferite: monodirezionale Google-Outlook, monodirezionale Outlook-Google o bidirezionale, se amate il rischio - il calendario online con quello di Outlook a intervalli di tempo regolari. In questo modo l’integrazione tra le due agende è trasparente, nel più classico stile set-it-and-forget-it.
E chi non usa Outlook? Beh, problemi suoi.
No, no, si scherza, ovviamente! Chi non usa Outlook avrà le sue buone ragioni (il prezzo? il suo essere Windows-only?) e non deve comunque arrendersi! Ad esempio c’è una buona soluzione per usare Google Calendar assieme a Thunderbird, il programma di posta di Mozilla.org. Questa soluzione passa per l’installazione di due componenti: il primo è Lightning, ovvero un modulo che integra il calendario Sunbird all’interno dell’interfaccia di Thunderbird, rendendo il mail client Mozilla più simile a un vero Personal Information Manager. Il secondo è l’add-on Provider for Google Calendar, che riporta nella nuova visuale-calendario di Thunderbird l’agenda online di Google. L’installazione dei due componenti è semplice e ben descritta nelle pagine di supporto online.
Da ultimo, il telefonino. Anzi, lo smartphonino. Per sincronizzare (circa) il cellulare/palmare con Google Calendar la soluzione migliore che ho trovato è senza dubbio GooSync, un programmino disponibile in versione gratuita e a pagamento (tutti gli altri strumenti di cui ho parlato finora sono completamente free) che si occupa di passare i dati tra un’agenda e l’altra. La versione free prevede una sincronizzazione nelle due direzioni, da fare manualmente; con quella a pagamento si possono impostare diverse modalità di scambio dei dati, nonché attivare una più comoda sincronizzazione automatica a intervalli di tempi regolari. GooSync è disponibile per Symbian (io lo uso quotidianamente su un Nokia E65), Windows Mobile, iPhone e BlackBerry.